Funktioniert das mit Business Central Cloud (SaaS) und On-Premise?

Beides. In der Cloud läuft die Authentifizierung über OAuth2 mit einer Entra-ID-App, die in Business Central unter „Microsoft Entra Applications" freigeschaltet und mit Berechtigungssätzen versehen wird. On-Premise funktioniert Basic-Auth über einen Web-Service-Zugriffsschlüssel; die Basis-URL zeigt dann auf Ihren BC-Server.

Werden Kostenstellen und Projekte/Dimensionen übergeben?

Ja. BelegrAIdar mappt die Kontierung auf BC-Dimensionen: Kostenstelle auf shortcutDimension1Code und Bauvorhaben/Projekt auf shortcutDimension2Code. Bei einem Buchungssplit wird je Teilbetrag eine eigene Sachkonto-Zeile mit eigenen Dimensionen angelegt.

Wie funktioniert das 3-Way-Match mit Business Central?

BelegrAIdar liest offene Einkaufsbestellungen (purchaseOrders) und den echten Wareneingang (purchaseReceipts / receivedQuantity) und gleicht Rechnung gegen Bestellung und tatsächlich erhaltene Menge ab. Liefertermine aus Auftragsbestätigungen können per ETag in die Bestellung zurückgeschrieben werden.

Verlassen die Belegdaten für die KI-Erkennung das Haus?

Nicht zwingend. Die Extraktion läuft auf Wunsch mit einer lokalen KI (On-Premise oder souveräne Cloud) – ohne Cloud-OCR. Nur die geprüfte, strukturierte Einkaufsrechnung geht an Ihr Business Central.

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Business Central Rechnungsprüfung: Rechnungseingang für Dynamics 365 automatisieren

Q: Wie legt BelegrAIdar eine Rechnung in Business Central an?

Über die Business-Central-Standard-API v2.0 wird die geprüfte Rechnung als Einkaufsrechnung (purchaseInvoices) mit Rechnungszeilen angelegt – standardmäßig als Entwurf. Ob anschließend gebucht wird, ist konfigurierbar. Vor der Anlage prüft BelegrAIdar per Idempotenz-Abgleich, ob es die Rechnung (Kreditor + Rechnungsnummer) in BC bereits gibt – so entstehen keine Dubletten.

BelegrAIdar liest Eingangsrechnungen per KI, prüft sie fachlich (§ 14, § 13b, Dubletten, 3-Way) und legt sie über die Business-Central-Standard-API v2.0 als Einkaufsrechnung an: als Entwurf oder gebucht, Cloud oder On-Premise, mit Dublettenschutz und korrekten Dimensionen.

In beide Richtungen mit Business Central

BelegrAIdar nutzt die freigegebene Business-Central-API (v2.0), und zwar nicht nur zum Schreiben:

Richtung	Was passiert	BC-API
Anlegen	Geprüfte Rechnung als Einkaufsrechnung + Zeilen (Entwurf oder gebucht)	`purchaseInvoices`
Bestellungen lesen	Offene Bestellungen für den Abgleich; Liefertermin per ETag zurückschreiben	`purchaseOrders`
Wareneingang lesen	Echte erhaltene Menge (`receivedQuantity`) → echtes 3-Way-Match	`purchaseReceipts`
Bestand lesen	Artikelbestand für die Kritikalitätsprüfung bei Lieferverzug	`items`

Kein Beleg wird doppelt angelegt

Vor jeder Anlage prüft BelegrAIdar per Idempotenz-Abgleich, ob in Business Central schon eine Rechnung mit derselben Kreditor-Nr. und Lieferanten-Rechnungsnummer existiert. Falls ja, wird sie nicht erneut angelegt. Ein abgebrochener und wiederholter Übergabeversuch kann so keine Dublette (und keine Doppelzahlung) erzeugen. Schlägt beim Anlegen eine Rechnungszeile fehl, wird das sichtbar gemeldet statt still als Erfolg durchzugehen.

Kontierung, Kostenstellen und Buchungssplit

Dimensionen statt Freitext: Kostenstelle wird auf shortcutDimension1Code, Bauvorhaben/Projekt auf shortcutDimension2Code gemappt, genau so, wie BC es auswertet.
Buchungssplit: Verteilt sich eine Rechnung auf mehrere Konten/Projekte, legt BelegrAIdar je Teilbetrag eine eigene Sachkonto-Zeile mit eigenen Dimensionen an.
Kreditor-Auflösung: Die BC-Kreditor-Nr. wird aus dem Lieferantenstamm über USt-IdNr./Name aufgelöst; fehlt sie, meldet BelegrAIdar es klar, statt falsch zu buchen.
Entwurf als Default: BelegrAIdar legt standardmäßig einen Entwurf an; automatisch buchen ist optional zuschaltbar.

API v2.0freigegebene BC-Standard-API, kein Custom-Objekt

DublettenschutzIdempotenz-Abgleich vor jeder Anlage

Cloud + On-PremOAuth2 (Entra) oder Web-Service-Access-Key

Einrichtung: was Ihr Team einmal tut

Die Anbindung nutzt Standard-Mechanismen von Microsoft, ohne Custom-Code in BC:

Entra-ID-App registrieren (Client-ID, Tenant-ID, Secret) und die API-Berechtigung „Dynamics 365 Business Central" mit Admin-Consent erteilen.
In BC unter „Microsoft Entra Applications" die App freischalten (State = Enabled) und Berechtigungssätze zuweisen. Häufigster Stolperstein: App in Entra registriert, aber in BC nicht freigeschaltet → 401/403.
Company-ID (GUID) in die Konfiguration übernehmen. Jede BC-Subscription hat eine kostenlose Sandbox für den Verbindungstest.

Business-Central-Anbindung in BelegrAIdar: Entra-ID-Zugang, Verbindungstest und api/v2.0-Endpunkte — Echt aus der App: die Business-Central-Anbindung mit Entra-ID-Zugang, Verbindungstest und den api/v2.0-Endpunkten im Überblick.

Verstehen, bevor gebucht wird

Der Wert liegt vor der Anlage in BC: BelegrAIdar erfasst die Rechnung mit KI statt Template-OCR (auf Wunsch mit einer lokalen KI, sodass Belegdaten das Haus nicht verlassen) und prüft § 14, § 13b, Dubletten, IBAN-Anomalie, Skonto und mehrere Steuersätze. Nur Geprüftes wird zur Einkaufsrechnung. Mehr dazu: OCR oder KI in der Rechnungsprüfung?

Ehrlich zum Reifegrad: Der BC-Connector ist gegen die dokumentierte Business-Central-API v2.0 aufgebaut und in der BC-Sandbox verifiziert. Für den Produktivbetrieb wird er an Ihre Entra-App bzw. Ihren On-Prem-Zugang angebunden und dort abgenommen. Wir zeigen Payload und Weg transparent in der Demo.

Häufige Fragen

Wie legt BelegrAIdar eine Rechnung in Business Central an?

Als Einkaufsrechnung (purchaseInvoices) mit Zeilen über die Standard-API v2.0, standardmäßig als Entwurf. Buchen ist optional. Vorher prüft ein Idempotenz-Abgleich (Kreditor + Rechnungsnummer) auf Dubletten.

Cloud (SaaS) und On-Premise?

Beides. Cloud über OAuth2 mit einer Entra-ID-App (in BC unter „Microsoft Entra Applications" freigeschaltet); On-Premise über Basic-Auth mit Web-Service-Zugriffsschlüssel.

Werden Kostenstellen und Projekte übergeben?

Ja, als BC-Dimensionen: Kostenstelle → shortcutDimension1Code, Bauvorhaben/Projekt → shortcutDimension2Code. Buchungssplit erzeugt je Teilbetrag eine eigene Sachkonto-Zeile mit eigenen Dimensionen.

Wie funktioniert das 3-Way-Match?

BelegrAIdar liest offene Bestellungen (purchaseOrders) und den echten Wareneingang (purchaseReceipts/receivedQuantity) und prüft Rechnung gegen Bestellung und erhaltene Menge. Liefertermine können per ETag in die Bestellung zurückgeschrieben werden.

Verlassen die Belegdaten Ihre Umgebung?

Nicht zwingend. Die Extraktion läuft auf Wunsch mit lokaler KI (in Ihrer eigenen oder einer souveränen EU-Cloud). Nur die geprüfte Einkaufsrechnung geht an Ihr BC.

Business-Central-Rechnungseingang automatisieren?

In der Live-Demo zeigen wir Extraktion, Prüfung und die BC-Einkaufsrechnung an einem echten Beleg.

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