Start › Vergleich › DATEV-Workflow
Rechnungsprüfung vor DATEV: was der reine Kanzlei-Workflow offenlässt
DATEV ist im deutschen Mittelstand gesetzt, zu Recht. Aber im reinen Kanzlei-Workflow wird die Rechnung erst geprüft, wenn sie gebucht wird: Wochen nach Eingang, oft nach der Zahlung. BelegrAIdar setzt davor: Prüfung am Eingangstag, Freigabe im Unternehmen, dann der fertige Buchungsstapel an die Kanzlei. DATEV bleibt. Es wird nur sauber gefüttert.
Derselbe Beleg, zwei Zeitachsen
| Zeitpunkt | Reiner Kanzlei-Workflow | Mit BelegrAIdar davor |
|---|---|---|
| Tag 0: Eingang | Rechnung landet im Postfach / Schuhkarton | KI liest den Beleg, Fachprüfung läuft: §14, §13b, Dublette, IBAN-Abgleich, Skontofrist |
| Tag 1–3 | Beleg wartet auf den Stapel | Freigabe im Unternehmen (Rollen, 4-Augen, Vertretung). Skonto wird im Zahllauf gezogen |
| Tag 5–14 | Zahlung: ungeprüft gegen Bestellung, Bankverbindung, §13b | Zahlung nur nach bestandener Prüfung; Auffälligkeiten sind eskaliert |
| Wochen später | Kanzlei bucht und entdeckt Fehler, zu spät: bezahlt ist bezahlt | Kanzlei erhält vorkontierte Buchungsvorschläge (EXTF + Belegbild): buchen statt aufklären |
Was im reinen Kanzlei-Workflow systematisch durchrutscht
- Skonto: Fristen laufen ab, bevor der Beleg überhaupt gesichtet ist. 2 % auf jede dritte Rechnung sind reale Marge. Warum Skonto fast immer lohnt →
- §13b-Falle: Nachunternehmer weist fälschlich USt aus, der Betrag wird brutto gezahlt, die Steuer wird doppelt fällig. Muss vor der Zahlung auffallen. Details →
- IBAN-Betrug: Die „geänderte Bankverbindung" fällt bei der Buchung nicht auf, sondern erst beim Abgleich gegen die bekannte Lieferanten-IBAN am Eingangstag. Die Maschen →
- Dubletten & Bestellbezug: Ohne Abgleich gegen Bestand und Bestellung wird doppelt oder zu viel gezahlt. Die Kanzlei kann das rückwirkend nicht heilen.
Häufige Fragen
Ersetzt BelegrAIdar DATEV oder unsere Kanzlei?
Nein. Buchhaltung und Kanzlei bleiben. BelegrAIdar übernimmt Prüfung und Freigabe vor der Buchung und liefert dann den fertigen EXTF-Stapel samt Belegbild. Die Kanzlei bucht schneller und mit weniger Rückfragen.
Wir nutzen DATEV Unternehmen online. Passt das?
Ja. Beleg und Buchungsvorschlag können über DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden; alternativ importiert die Kanzlei den Buchungsstapel direkt im Rechnungswesen.
Was muss unsere Kanzlei tun?
Einmalig abstimmen: Berater-/Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04), Standard-Gegenkonten und der Übergabeweg. Danach erhält sie geprüfte, vorkontierte Stapel statt loser Belege.
Lohnt sich das schon bei wenigen hundert Belegen im Monat?
Ja. Die Rechnung trägt sich meist über Skonto und vermiedene Doppelzahlungen allein. Ab 390 €/Monat, alle Nutzer inklusive; rechnen Sie es im Business Case an Ihren Zahlen durch.
Zeigen Sie uns eine echte Eingangsrechnung
Im Browser-Viewer sofort, oder in der persönlichen Live-Demo mit anschließendem DATEV-Stapel.
E-Rechnung testen Live-Demo anfragen