Wissen & Ratgeber
Fundierte Antworten rund um Rechnungseingang, E-Rechnung und Compliance – allgemeingültig und je Branche.
Für alle Branchen
Rechnungsbetrug erkennen: die geänderte Bankverbindung und ihre Maschen
Wie Betrüger mit gefälschten Bankverbindungen, CEO-Fraud und manipulierten Lieferantenrechnungen Zahlungen umleiten – und mit welchen Kontrollen der Rechnungseingang das zuverlässig stoppt.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit E-RechnungE-Rechnungspflicht ab 2025: Was der Mittelstand jetzt wissen muss
Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Fristen, Formate (XRechnung, ZUGFeRD) und was bis 2028 gilt – kompakt erklärt.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit AutomatisierungStichprobenkontrolle der Dunkelverarbeitung: Automatik, die man beweisen kann
Je höher die Dunkelverarbeitungsquote, desto größer die Angst vor dem Blindflug. Eine risikobasierte Stichprobe der automatisch gebuchten Belege löst das: Sie misst die Trefferquote Ihrer Automatik, hält sie ehrlich und macht sie für den Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar.
Weiterlesen6 Min. Lesezeit CompliancePflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG – die vollständige Übersicht
Welche Angaben eine Rechnung nach § 14 UStG zwingend enthalten muss, was bei Kleinbetragsrechnungen genügt und warum eine fehlende Angabe den Vorsteuerabzug kostet.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit AutomatisierungOCR oder KI in der Rechnungsprüfung? Warum Texterkennung an ihre Grenzen stößt
Klassische OCR liest Zeichen, versteht aber nicht, was sie liest. Wo template-basierte Texterkennung strukturell scheitert – an §13b-Bauleistungen, Anzahlungsverrechnung, mehreren Steuersätzen – und warum ein KI-/LLM-Ansatz diese Fälle meistert.
Weiterlesen4 Min. Lesezeit ZahlungSkonto richtig ziehen – Frist, Bezugsgröße und die Vorsteuer-Falle
Skonto ist bares Geld – aber nur, wenn die Frist eingehalten und richtig gerechnet wird. Worauf es bei Bezugsgröße, Skontofrist, Reverse-Charge und der Vorsteuerkorrektur ankommt.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit AutomatisierungDunkelverarbeitung von Rechnungen – was die Automatik darf und was nicht
Eine Rechnung ganz ohne menschlichen Eingriff buchen? Das geht – aber nur unter klaren Bedingungen. Wo Dunkelverarbeitung (Straight-Through-Processing) sinnvoll ist, wo sie aufhören muss und warum eine Stichprobe dazugehört.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit ComplianceGoBD-konform Rechnungen archivieren – was revisionssicher wirklich bedeutet
Die GoBD verlangen unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Aufbewahrung. Was das für elektronische Rechnungen heißt, wie lange Sie aufbewahren müssen und warum Ausdrucken nicht genügt.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit ProzesskostenWas kostet die manuelle Rechnungsbearbeitung wirklich?
Die Zeit für das Abtippen ist nur der sichtbare Teil. Die eigentlichen Kosten stecken in Skontoverlust, Doppelzahlungen, Fehlern und Betrug – und die stehen in keiner Auswertung.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit ProzesskostenDoppelzahlung vermeiden – wie dieselbe Rechnung zweimal bezahlt wird
Doppelzahlungen entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus dem Prozess: PDF und Papier, Mahnung statt Rechnung, geänderte Nummer. Wie sie entstehen und wie eine Dublettenprüfung sie zuverlässig stoppt.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit E-RechnungXRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate der E-Rechnung im Vergleich
Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht nach EN 16931 – aber XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein Hybrid aus PDF und XML. Wann welches Format sinnvoll ist und was beim Empfang zählt.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit BeschaffungWarum die meisten Rechnungsprüfungs-Programme an der Bestellprüfung scheitern
Fast jede AP-Software prüft die Rechnung, aber kaum eine die Bestellbestätigung. Die Gründe sind strukturell: kein Zugriff auf offene Bestellungen auf Positionsebene, der falsche Prozessmoment, schwieriges Positions-Matching und kein Standard wie ZUGFeRD für Auftragsbestätigungen.
Weiterlesen3 Min. Lesezeit BeschaffungWenn Schweigen bindet: die rechtliche Seite der Bestellbestätigung
Eine Auftragsbestätigung, die von der Bestellung abweicht, ist rechtlich oft ein neues Angebot. Wer nicht widerspricht und die Ware annimmt, kann an die schlechteren Konditionen gebunden sein. Warum die dokumentierte Prüfung der Bestätigung nicht nur kaufmännische Hygiene ist, sondern Rechts- und Prüfbarkeits-Risiko steuert.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit BeschaffungDie Bestellbestätigung: der wichtigste Beleg, den kaum jemand prüft
Wer Abweichungen erst auf der Rechnung entdeckt, entdeckt sie zu spät. Warum die Auftragsbestätigung der früheste und günstigste Kontrollpunkt in der Beschaffung ist und wie stille Preis-, Mengen- und Terminänderungen dort auffallen, bevor Ware geliefert und fakturiert wird.
Weiterlesen3 Min. LesezeitBau & Handwerk
§ 13b UStG bei Bauleistungen – Reverse-Charge zwischen Bauunternehmen richtig prüfen
Wann bei Bauleistungen die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht, woran Sie eine korrekte § 13b-Rechnung erkennen und welcher Fehler bei Nachunternehmern am meisten kostet.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit Bau & HandwerkBauabzugsteuer nach § 48 EStG – wann Sie 15 % einbehalten müssen
Wer als Unternehmer eine Bauleistung bezahlt, muss unter Umständen 15 % einbehalten und ans Finanzamt abführen – sonst haftet er. Wann die Pflicht greift, wie die Freistellungsbescheinigung sie aufhebt und wo die Bagatellgrenzen liegen.
Weiterlesen2 Min. Lesezeit