Start › Vergleich › DMS-/ECM-Workflow
Alternative zu klassischen DMS-/ECM-Rechnungsworkflows: Fachprüfung statt Workflow-Projekt
Klassische Workflow-Suiten digitalisieren den Laufzettel: Der Beleg wandert elektronisch von Station zu Station. Aber WAS geprüft wird, müssen Sie im Workflow-Designer selbst bauen, in Einführungsprojekten, die typischerweise Wochen bis Monate dauern. BelegrAIdar dreht das um: Die Fachprüfung ist fertig eingebaut, produktiv in 14 Tagen.
Der Architektur-Vergleich
| Kriterium | Typische DMS-/ECM-Workflow-Suite | BelegrAIdar |
|---|---|---|
| Einführung | Projekt mit externen Beratern, typisch Wochen bis Monate | 14 Tage mit Parallelbetrieb: Postfach, Kreditorenliste, Branchenprofil |
| Prüflogik | Workflow-Designer: Regeln, Eskalationen und Prüfschritte selbst modellieren und pflegen | Fertige Regelwerke: §14, §13b, §48 Bauabzug, Abschlags-/Schlussrechnung, FAT/SAT, Dubletten, IBAN-Wechsel, Sanktionslisten |
| Beleg-Erkennung | Häufig Template-/Formular-OCR, je Lieferant einzurichten, bricht bei Layoutwechsel | KI versteht den Beleg und lernt aus Korrekturen je Lieferant, ohne Template-Pflege |
| Bestellabgleich | Wenn überhaupt, als Customizing-Projekt | 3-Way-Match gegen den echten Wareneingang aus SAP/Business Central, über Standard-APIs |
| ERP-Übergabe | Anbindung als eigenes Teilprojekt | SAP S/4HANA, Business Central/NEVARIS, DATEV (EXTF), ohne Custom-Code |
| Kostenmodell | Lizenzen + Wartung + Projekt- und Anpassungskosten | Ab 390 €/Monat nach Belegvolumen, alle Nutzer inklusive, monatlich flexibel |
| Datenhoheit | On-premise möglich, OCR/KI-Dienste teils extern | Cloud oder komplett in Ihrer eigenen Cloud, auch die KI |
Workflow ist nicht Prüfung
Der teuerste Denkfehler bei der Systemauswahl: Ein Workflow transportiert. Er versteht nicht. Ob eine Nachunternehmer-Rechnung fälschlich Umsatzsteuer ausweist (§13b-Doppelzahlungsfalle), ob die Freistellungsbescheinigung nach §48b fehlt, ob Abschläge in der Schlussrechnung verrechnet sind, ob die IBAN vom bekannten Lieferantenkonto abweicht: all das entscheidet keine Weiterleitungsregel, sondern Fachlogik. Genau diese Fachlogik ist bei BelegrAIdar das Produkt, nicht Ihr Customizing-Projekt.
Häufige Fragen
Was ist der Kernunterschied zum Workflow-System?
Das Workflow-System transportiert den Beleg, die Prüfregeln bauen Sie selbst. BelegrAIdar bringt die Fachprüfung fertig mit und trifft die Freigabe-Vorentscheidung: Touchless nur, wenn der Beleg wirklich buchbar ist (Kreditor aufgelöst, Kontierung belastbar).
Wir haben schon ein DMS. Lohnt der Wechsel?
Wenn Ihr Team trotz DMS jede Rechnung fachlich von Hand prüft (§13b? Dublette? Bestellbezug?), zahlen Sie doppelt: Lizenz plus Handarbeit. Der Umstieg hat einen natürlichen Stichtag: neue Belege neu, Altarchiv bleibt.
Was passiert mit unserem Altarchiv?
Ihre Wahl: Es kann bleiben, wo es ist (GoBD-Aufbewahrung läuft dort weiter). Oder wir übernehmen es per dokumentierter GoBD-Migration (Prüfsummen-Manifest je Beleg, Vollständigkeitsabgleich, Migrationsprotokoll), damit Sie die Altlizenz wirklich kündigen können statt jahrelang fürs bloße Vorhalten zu zahlen. Ab Stichtag archiviert BelegrAIdar alle neuen Belege revisionssicher (Write-once, SHA-256). Details zum Wechsel →
Brauchen wir Berater für den Betrieb?
Nein. Branchenprofil wählen, Kreditorenliste importieren, Freigaberollen festlegen. Das Regelwerk ist Produktbestandteil und wird von uns weiterentwickelt, nicht von Ihrem Projektbudget.
Erst sehen, dann entscheiden
Testen Sie eine E-Rechnung sofort im Browser, oder lassen Sie uns Ihre kniffligsten Belege in der Live-Demo prüfen.
E-Rechnung testen Wechsel in 14 Tagen