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Alternative zu Cloud-Rechnungstools: pro Beleg statt pro Nutzer, Prüfung statt Durchreichen
Cloud-Rechnungstools haben den Markt modernisiert: schnell gestartet, hübsche Oberfläche, Freigabe per Klick. Zwei Konstruktionsfehler bleiben aber. Erstens wächst der Preis mit jedem Freigeber. Zweitens wird meist nur formal geprüft, nicht fachlich. BelegrAIdar rechnet nach Belegvolumen (alle Nutzer inklusive) und prüft mit Branchen-Regelwerken bis zum 3-Way-Match gegen den echten Wareneingang.
Der Architektur-Vergleich
| Kriterium | Typisches Cloud-Rechnungstool | BelegrAIdar |
|---|---|---|
| Preismodell | Pro Nutzer/Monat: jeder Freigeber kostet | Nach Belegvolumen, alle Nutzer inklusive, ab 390 €/Monat |
| Prüftiefe | Formale Prüfung (Pflichtfelder, Summen) + Workflow | Fachprüfung: §14, §13b, §48, Abschlags-/Schlussrechnung, Skonto, Dubletten, IBAN-Wechsel, Sanktionslisten |
| Bestellbezug | Meist ohne echten Wareneingangs-Abgleich | 3-/4-Way-Match gegen Bestellung und echten Wareneingang aus SAP/Business Central |
| ERP-Übergabe | Häufig DATEV-Export als Endpunkt | SAP S/4HANA, Business Central/NEVARIS direkt je Bestellposition, plus DATEV (EXTF) |
| Datenhoheit | Cloud-only, Erkennung teils bei Dritt-Diensten | Cloud oder komplett in Ihrer eigenen Cloud, inklusive KI |
| E-Rechnung | Empfang der Formate | XRechnung (UBL & CII), ZUGFeRD, Peppol inkl. Zustellbarkeits-Prüfung und Empfangsbestätigung (MLR) |
| Freigabe-Governance | Workflow mit Rollen | Rollen-Limits, Zweitfreigaben, Link-Delegation mit Mitzeichnung, SLA je Belegart, Vertretungsregeln |
Die Pro-Nutzer-Falle, einmal durchgerechnet
Ein Mittelständler mit 10 Kostenstellenverantwortlichen, die Rechnungen freigeben sollen: Bei marktüblichen Pro-Nutzer-Preisen von grob 15–30 € je Nutzer und Monat kosten allein die Freigeber 150–300 € monatlich, bevor eine einzige Rechnung geprüft ist. Die Konsequenz in der Praxis: Firmen sparen an Nutzern, teilen sich Logins oder lassen „mal eben die Assistenz freigeben". So schwächen sie genau die interne Kontrolle, für die sie das Tool gekauft haben. Bei BelegrAIdar sind alle Nutzer inklusive. Der Preis hängt am Belegvolumen, also an der Arbeit, nicht an Ihrer Governance.
Häufige Fragen
Warum ist „pro Nutzer" im Rechnungseingang das falsche Modell?
Weil gute Kontrolle viele Beteiligte will: 4-Augen-Prinzip, Kostenstellenverantwortung, Vertretungen. Ein Preismodell, das jeden Freigeber bepreist, bestraft Governance. Unser Modell bepreist das Belegvolumen, also die Arbeit, nicht die Kontrolle.
Was prüft BelegrAIdar, das formale Tools nicht prüfen?
Branchen-Fachlogik (§13b Reverse-Charge, §48 Bauabzugsteuer, Abschlags-/Schlussrechnungsverrechnung, FAT/SAT im Anlagenbau), den 3-Way-Match gegen den echten Wareneingang, IBAN-Abweichung von der bekannten Bankverbindung, Dubletten über Ihren Bestand und Sanktionslisten (EU/OFAC/UN/UK) vor jeder Zahlung.
Wir nutzen bereits ein Cloud-Tool. Wie wechseln wir?
Mit natürlichem Stichtag und Parallelbetrieb: Eingangspostfach zusätzlich auf BelegrAIdar leiten, Kreditorenliste importieren, zwei Wochen parallel fahren, dann umschalten. So läuft der Wechsel in 14 Tagen.
Bleibt es wirklich bei 390 €/Monat?
Der Einstieg (bis ~400 Belege/Monat) kostet 390 €/Monat, der Mittelstands-Plan 890 €. Branchen-Regelwerke und Massenarchivierung sind transparente Zusatzbausteine. Keine Pro-Nutzer-Kosten, monatlich flexibel, im Jahresabo zwei Monate gratis: alle Preise offen auf der Website.
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