Die Bestellbestätigung: der wichtigste Beleg, den kaum jemand prüft

Wer Abweichungen erst auf der Rechnung entdeckt, entdeckt sie zu spät. Warum die Auftragsbestätigung der früheste und günstigste Kontrollpunkt in der Beschaffung ist und wie stille Preis-, Mengen- und Terminänderungen dort auffallen, bevor Ware geliefert und fakturiert wird.

In jeder Beschaffung gibt es einen Beleg, der über sehr viel Geld entscheidet und trotzdem meist nur überflogen wird: die Auftrags- oder Bestellbestätigung. Mit ihr nimmt der Lieferant Ihre Bestellung an, und mit ihr weicht er zum ersten Mal davon ab. Nicht durch Streit, sondern leise: ein Preis eine Nuance höher, eine Menge gerundet, ein Liefertermin um zwei Wochen nach hinten, ein Artikel „gleichwertig ersetzt".

Wer erst die Rechnung prüft, prüft zu spät

Der klassische Kontrollpunkt in der Kreditorenbuchhaltung ist die Rechnung, oft im 3-Way-Match gegen Bestellung und Wareneingang. Das ist richtig und wichtig, aber es ist der letzte mögliche Moment, nicht der beste.

Wenn die Rechnung ankommt, ist die Ware in aller Regel schon geliefert, eingelagert oder verbaut. Eine Preisabweichung ist dann kein Anruf mehr, sondern eine Reklamation gegen einen bereits erfüllten Vertrag. Eine falsche Menge ist bereits im Lager. Ein verpasster Termin hat vielleicht schon die Baustelle oder die Fertigung stehen lassen. Alles, was Sie hier noch tun können, ist teuer.

Auf der Bestätigung wäre dieselbe Abweichung ein Zweizeiler an den Lieferanten gewesen: „Wir hatten 12,40 € je Stück vereinbart, Sie bestätigen 12,90 €. Bitte korrigieren." Der günstigste Zeitpunkt, einen Fehler zu beheben, ist immer der früheste.

Die vier stillen Abweichungen

Vier Abweichungstypen tauchen in der Praxis immer wieder auf, und alle vier kosten auf ihre Art:

• Preis. Der bestätigte Einzelpreis liegt über dem bestellten. Bei wenigen Cent je Position und hoher Frequenz summiert sich das zu echter Marge, die niemand bewusst weggegeben hat.
• Menge. Die bestätigte Menge weicht ab oder wird auf mehrere Teillieferungen gesplittet. Das verschiebt Bestände, Zahlungen und Planbarkeit.
• Liefertermin. Der Lieferant bestätigt einen späteren Termin als vereinbart. In Fertigung und Bau ist ein verschobener Termin oft teurer als der Warenwert selbst.
• Ersatzartikel. Statt des bestellten Artikels wird ein „gleichwertiger" bestätigt. Ob er wirklich gleichwertig ist (Spezifikation, Zulassung, Qualität), muss jemand bewerten, bevor er geliefert wird.

Keine dieser Abweichungen ist ein Skandal. Genau das ist das Problem: Sie sind unauffällig, jede einzeln klein, und im manuellen Prozess rutschen sie durch, weil niemand jede Bestätigung Position für Position gegen die Bestellung hält.

Warum es manuell nicht funktioniert

Ein Mensch kann eine Bestätigung gegen eine Bestellung prüfen. Aber alle, jeden Tag, Position für Position, über hunderte Lieferanten mit hunderten Layouts? Das leistet keine Einkaufsabteilung dauerhaft, und deshalb wird die Bestätigung in der Praxis abgehakt statt geprüft. Die Kontrolle existiert auf dem Papier, aber nicht im Alltag.

Die Bestätigungsprüfung als Kontrollpunkt

Die Lösung ist nicht mehr Personal, sondern die Prüfung an die richtige Stelle zu verlegen und zu automatisieren. BelegrAIdar liest die Bestellung aus Ihrem ERP und gleicht jede eingehende Auftragsbestätigung positionsgenau dagegen ab: Preis, Menge, Liefertermin, Ersatzartikel. Weicht etwas ab, wird der Beleg nicht still abgelegt, sondern es entsteht automatisch ein Rückfrage-Entwurf an den Lieferanten, mit Beleg und konkreter Abweichung.

So wird aus dem am meisten übersehenen Beleg der am frühesten wirksame Kontrollpunkt. Warum ausgerechnet die verbreitete Rechnungssoftware das kaum kann, erklärt der Artikel Warum die meisten Rechnungsprüfungs-Programme an der Bestellprüfung scheitern.