Rechnungsbetrug erkennen: die geänderte Bankverbindung und ihre Maschen

Wie Betrüger mit gefälschten Bankverbindungen, CEO-Fraud und manipulierten Lieferantenrechnungen Zahlungen umleiten – und mit welchen Kontrollen der Rechnungseingang das zuverlässig stoppt.

Zahlungsbetrug im Rechnungseingang ist keine Randerscheinung, sondern eine der teuersten Bedrohungen für die Kreditorenbuchhaltung. Die wirksamsten Maschen brauchen keine Schadsoftware; sie zielen auf einen menschlichen Prozess: die Freigabe einer Zahlung.

Die häufigsten Maschen

Geänderte Bankverbindung (Payment Diversion). Der Klassiker: Eine echt aussehende Rechnung oder eine E-Mail eines bekannten Lieferanten kündigt eine „neue Bankverbindung" an. Wird die Zahlung ausgeführt, landet sie auf dem Konto der Täter. Die Rechnung selbst kann echt sein, nur die IBAN ist ausgetauscht.

CEO-Fraud (Fake President). Täter geben sich als Geschäftsführung aus und drängen die Buchhaltung zu einer eiligen, streng vertraulichen Überweisung, oft mit dem Hinweis, den üblichen Freigabeweg ausnahmsweise zu umgehen.

Gefälschter Lieferant / Spoofing. Ein täuschend ähnlicher Absender („lieferant-gmbh.de" statt „lieferant.de") schickt eine Rechnung, deren Briefkopf stimmt, deren Bankverbindung aber den Tätern gehört.

Doppelte Einreichung. Dieselbe Rechnung wird zweimal eingereicht (einmal echt, einmal mit geänderter IBAN), in der Hoffnung, dass eine davon durchrutscht.

Die Warnsignale

• Die IBAN weicht von der im Lieferantenstamm hinterlegten ab
• Eine Kontoänderung wird per E-Mail angekündigt, nicht auf offiziellem Weg
• Zeitdruck und Vertraulichkeit („bitte heute noch", „nicht mit Kollegen besprechen")
• Ein neuer Lieferant ohne verifizierte Stammdaten
• Der Lieferantenname passt nicht zur angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Eine Rechnungsnummer, die von diesem Lieferanten bereits eingereicht wurde

Was zuverlässig schützt

Der Mensch allein übersieht diese Signale im Tagesgeschäft: zu viele Rechnungen, zu wenig Zeit. Was verlässlich schützt, ist eine Kombination aus organisatorischen Regeln und automatischer Prüfung:

1. Bankverbindung gegen den Lieferantenstamm abgleichen: jede abweichende IBAN wird zum Prüffall, nicht zur stillen Zahlung.
2. Vier-Augen-Prinzip, besonders bei Änderungen der Bankverbindung: Wer erfasst, gibt nicht selbst frei.
3. Rückruf über eine bekannte Nummer bei jeder angekündigten Kontoänderung, niemals über die Kontaktdaten aus der verdächtigen Nachricht.
4. Dublettenprüfung über Lieferant und Rechnungsnummer, um doppelte Einreichungen zu stoppen.
5. Begleittext prüfen: E-Mails mit „neue Bankverbindung", „Zahlung stoppen" oder „Forderungsabtretung" gehören in die manuelle Prüfung, nicht in die automatische Freigabe.

Wie Automatisierung das leistet

Eine automatisierte Eingangsprüfung nimmt der Buchhaltung genau diese Wachsamkeit ab: Sie gleicht die IBAN jeder Rechnung gegen den hinterlegten Lieferantenstamm ab und markiert jede Abweichung als Betrugsrisiko. Sie erkennt einen neuen Lieferanten, prüft, ob der Name zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer passt, und stoppt Dubletten. Und sie liest den Begleit-E-Mail-Text mit: Formulierungen, die typisch für Business Email Compromise sind, sperren die stille Freigabe und erzwingen den zweiten Blick.

So wird der teuerste Fehler (eine manipulierte Zahlung, die unbemerkt durchläuft) vom Regelfall zur Ausnahme, die auffällt. Das ergänzt die formale § 14-Prüfung um die Sicherheitsebene, auf die es beim Geld wirklich ankommt.