Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG – die vollständige Übersicht
Welche Angaben eine Rechnung nach § 14 UStG zwingend enthalten muss, was bei Kleinbetragsrechnungen genügt und warum eine fehlende Angabe den Vorsteuerabzug kostet.
Eine Rechnung ist mehr als ein Zahlungsverlangen: Sie ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Fehlt eine der in § 14 Absatz 4 UStG geforderten Angaben, kann das Finanzamt den Abzug versagen. Deshalb lohnt sich der prüfende Blick auf jede Eingangsrechnung.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Eine vollständige Rechnung enthält:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben, ein oder mehrere Nummernkreise erlaubt
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (der Leistungszeitpunkt, nicht zwingend das Rechnungsdatum)
- Entgelt, nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen (etwa Skonto)
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis
Kleinbetragsrechnung: was bis 250 Euro genügt
Bei einem Bruttobetrag bis 250 Euro gilt die erleichterte Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Hier reichen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (keine Aufschlüsselung nötig)
- der anzuwendende Steuersatz
Es entfallen also unter anderem der Leistungsempfänger, die Rechnungsnummer und der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag.
Sonderfall Reverse-Charge (§ 13b)
Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, etwa bei vielen Bauleistungen zwischen Unternehmen, weist der Rechnungssteller keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" tragen. Fehlt dieser Hinweis, obwohl § 13b greift, ist die Rechnung formal fehlerhaft. Dieser Fehler tritt bei Nachunternehmer-Rechnungen im Bau besonders häufig auf.
Was eine fehlende Angabe kostet
Ohne vollständige Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug gefährdet. In der Praxis heißt das: Eine fehlerhafte Eingangsrechnung sollte nicht gebucht, sondern beim Lieferanten korrigiert angefordert werden. Wer viele Rechnungen erhält, prüft das nicht mehr sinnvoll von Hand. Eine automatisierte Eingangsprüfung markiert fehlende Pflichtangaben, rechnet Netto + Steuer = Brutto nach und erkennt Dubletten, bevor eine Zahlung ausgelöst wird.
Diese Anforderungen gelten formatunabhängig, für die Papier- oder PDF-Rechnung ebenso wie für die strukturierte E-Rechnung.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug versagen, bis die Rechnung berichtigt vorliegt. Der Empfänger sollte eine korrigierte Rechnung anfordern, statt eine fehlerhafte zu buchen.
Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?
Bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Dann genügen weniger Angaben – unter anderem entfallen der Leistungsempfänger und der gesonderte Steuerbetrag.
Was gilt bei Reverse-Charge nach § 13b?
Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf der Rechnung. Die Umsatzsteuer schuldet dann der Empfänger, nicht der Rechnungssteller.
Reicht eine fortlaufende Rechnungsnummer, die sich wiederholt?
Nein. Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Zulässig sind mehrere getrennte Nummernkreise, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
Rechtsgrundlagen & Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (Gesetze im Internet)
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei bestimmten Umsätzen
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 €)
Offizielle Primärquellen. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
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