GoBD-konform Rechnungen archivieren – was revisionssicher wirklich bedeutet

Die GoBD verlangen unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Aufbewahrung. Was das für elektronische Rechnungen heißt, wie lange Sie aufbewahren müssen und warum Ausdrucken nicht genügt.

„GoBD" steht für die *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff*. Vereinfacht: Wer Belege digital aufbewahrt, muss sicherstellen, dass sie vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar bleiben.

Die Kernprinzipien

Die GoBD verlangen, dass Ihre Belegablage folgende Grundsätze erfüllt:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: ein sachverständiger Dritter muss den Weg eines Belegs nachvollziehen können
• Vollständigkeit: kein Beleg darf fehlen
• Richtigkeit: die Aufzeichnungen bilden den tatsächlichen Sachverhalt ab
• Zeitgerechte Erfassung: Belege werden zeitnah verbucht und abgelegt
• Ordnung: die Ablage ist systematisch und auffindbar
• Unveränderbarkeit: ein einmal abgelegter Beleg darf nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden

Der letzte Punkt ist der anspruchsvollste und zugleich der Grund, warum ein einfacher Dateiordner nicht genügt.

Warum Ausdrucken nicht genügt

Eine elektronisch empfangene Rechnung (ob PDF oder strukturierte E-Rechnung) muss elektronisch im Originalformat aufbewahrt werden. Sie auszudrucken, abzuheften und die Datei zu löschen, verstößt gegen die GoBD: Das elektronische Original geht verloren, und bei einer E-Rechnung im XML-Format ist der Ausdruck ohnehin nicht das maßgebliche Dokument.

Wie lange aufbewahrt werden muss

Die Aufbewahrungsfristen wurden durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz angepasst:

• Buchungsbelege und Rechnungen: acht Jahre, seit dem 1. Januar 2025 (zuvor zehn Jahre; § 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG)
• Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und die zugehörigen Unterlagen: zehn Jahre
• Empfangene Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen: sechs Jahre

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Im Zweifel und bei der genauen Zuordnung einzelner Belegarten hilft die steuerliche Beratung. Eine längere Aufbewahrung ist zulässig, eine kürzere nicht.

Was Revisionssicherheit technisch bedeutet

Revisionssicher heißt, dass Unveränderbarkeit nicht auf Vertrauen, sondern auf Technik beruht:

• Write-once-Ablage: ein Dokument wird genau einmal geschrieben und danach nicht mehr überschrieben
• Prüfsummen (etwa SHA-256): jede nachträgliche Veränderung fällt kryptografisch auf
• Protokollierung: Zugriffe und Änderungen an den Metadaten bleiben nachvollziehbar
• Langzeitformat: Formate wie PDF/A sichern die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist

Wer diese Anforderungen manuell erfüllen will, stößt schnell an Grenzen. Eine automatisierte Eingangsprüfung, die jedes Original write-once und per Prüfsumme ablegt und zusätzlich eine PDF/A-Langzeitkopie erzeugt, macht Revisionssicherheit zum Nebeneffekt des normalen Rechnungseingangs, statt zu einem separaten Projekt.

Verfahrensdokumentation nicht vergessen

Zur GoBD-Konformität gehört auch eine Verfahrensdokumentation: eine nachvollziehbare Beschreibung, wie Belege in Ihrem Unternehmen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Sie ist kein Dokument fürs Regal, sondern der Nachweis, dass Ihr Prozess den Grundsätzen entspricht, und im Fall einer Betriebsprüfung das Erste, wonach gefragt wird.