E-Rechnungspflicht ab 2025: Was der Mittelstand jetzt wissen muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Fristen, Formate (XRechnung, ZUGFeRD) und was bis 2028 gilt – kompakt erklärt.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft. Für den Mittelstand ist die wichtigste Nachricht zugleich die beruhigendste: Zunächst müssen Sie E-Rechnungen nur empfangen können. Versenden müssen Sie sie erst später.

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Jedes inländische Unternehmen muss seit Jahresbeginn 2025 in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Ein Postfach, das nur PDFs verarbeitet, reicht dafür nicht mehr aus, denn die Rechnung kommt als XML-Datensatz und muss maschinell ausgelesen werden.

Die Versandpflicht folgt gestaffelt nach Umsatz:

1. Ab 2025: Empfang für alle Unternehmen verpflichtend.
2. Ab 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
3. Ab 2028: Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen.

Was zählt als E-Rechnung, und was nicht

Entscheidend ist die Norm EN 16931. Eine Rechnung erfüllt die Pflicht nur, wenn ihre Inhalte als strukturierter Datensatz vorliegen, den Software ohne Texterkennung auslesen kann.

• XRechnung: reines XML, im öffentlichen Auftragswesen (Leitweg-ID) verbreitet.
• ZUGFeRD: Hybrid aus lesbarem PDF und eingebettetem XML.
• Ein einfaches PDF erfüllt die Anforderung nicht und gilt als sonstige Rechnung.

Was das praktisch für Sie bedeutet

Der Empfang ist kein Häkchen in einer Software, sondern ein Prozess: Die strukturierten Daten müssen ausgelesen, auf die §14-UStG-Pflichtangaben geprüft, GoBD-konform archiviert und ins Buchhaltungs- oder ERP-System übergeben werden. Wer das heute manuell macht, spürt jede eingehende XRechnung als Mehraufwand, weil sich XML ohne Werkzeug nicht sinnvoll lesen lässt.

Genau hier setzt eine automatisierte Rechnungseingangsprüfung an: Sie liest XRechnung, ZUGFeRD und Peppol strukturiert und ohne Texterkennung ein, prüft die Pflichtangaben und die kaufmännische Plausibilität und legt das Original revisionssicher ab.

Empfehlung

Der Empfang muss zuerst sitzen: Er ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, die Versandpflicht folgt gestaffelt bis 2028. Wer den Empfang sauber automatisiert, hat den Versand später fast geschenkt, denn es greifen dieselben Formate und Prüfregeln. Ein automatisierter Rechnungseingang, der E-Rechnungen strukturiert einliest, gegen die §14-UStG-Pflichtangaben prüft und GoBD-konform archiviert, deckt beide Richtungen ab.