E-Rechnungspflicht: Fristen, Ausnahmen und was „empfangsfähig" wirklich verlangt

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und ohne Zustimmungserfordernis. Was als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt, wo die Staffelung beim Versand verläuft, welche Ausnahmen bleiben und warum der Vorsteuerabzug am Format hängen kann.

Die E-Rechnungspflicht wird häufig als ein einziges Datum diskutiert – tatsächlich sind es zwei völlig verschiedene Pflichten mit unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichem Risiko. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, sofort und ohne Übergang. Die Versandpflicht kommt gestaffelt und lässt Zeit. Wer beides vermengt, unterschätzt die eine und überschätzt die andere. Und weil ein Lieferant seit 2025 keine Zustimmung mehr braucht, um strukturiert zu fakturieren, ist die Empfangsseite längst kein Planungsthema mehr, sondern operativer Alltag.

Was überhaupt eine E-Rechnung ist

Der Begriff ist enger, als der Sprachgebrauch vermuten lässt. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung; sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart und in das erforderliche Format überführbar sein.

Daraus folgt der Satz, der die meisten Missverständnisse auflöst: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht als E-Mail-Anhang, auch nicht mit Unterschrift. Es ist eine „sonstige Rechnung" – zulässig, solange die jeweilige Übergangsfrist läuft, aber eben kein strukturierter Datensatz. In Deutschland erfüllen vor allem die XRechnung und die hybride ZUGFeRD (ab dem passenden Profil) die Norm; worin sich beide unterscheiden, ist eine eigene Frage.

Zwei Pflichten, zwei Zeitachsen

Empfang – seit 01.01.2025, ohne Übergangsfrist. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Verkehr entgegennehmen und verarbeiten können, unabhängig von der Größe. Technisch genügt für die Entgegennahme ein E-Mail-Postfach; entscheidend ist, dass der strukturierte Datensatz angenommen und ausgewertet werden kann. Wichtig: Der Rechnungssteller braucht dafür keine Zustimmung mehr. Wer sich nicht vorbereitet hat, bekommt trotzdem XML.

Versand – gestaffelt. Sonstige Rechnungen dürfen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich bis Ende 2026 weiter verwendet werden; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich das um ein Jahr bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die E-Rechnung durchgängig.

Die praktische Konsequenz dieser Asymmetrie wird oft übersehen: Ein kleines Unternehmen mit Versand-Schonfrist bis 2027 muss trotzdem seit 2025 empfangen können. Die Schonfrist betrifft nur die eigene Ausgangsseite.

Die Ausnahmen

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV),
• Fahrausweise,
• bestimmte steuerfreie Umsätze,
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und grundsätzlich Umsätze ohne Inlandsbezug.

Für Dauerschuldverhältnisse – Miete, Wartung, Abos – gilt eine praktische Erleichterung: Es genügt regelmäßig, für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Angaben danach nicht ändern; der zugrunde liegende Vertrag wird beigefügt oder in Bezug genommen. Was das im Detail für Abo- und Dauerrechnungen bedeutet, hängt an genau dieser Bedingung „Angaben unverändert".

Warum „empfangsfähig" mehr ist als ein Postfach

Die häufigste Fehleinschätzung lautet: „Wir haben ein Postfach, also sind wir empfangsfähig." Das deckt die Entgegennahme ab, nicht die Pflicht dahinter. Zwei Anforderungen kommen hinzu:

• Verarbeitung. Die Angaben müssen aus dem strukturierten Format ausgewertet werden können. Wer die XML nur öffnet, ausdruckt und abtippt, hat den Zweck verfehlt und produziert Übertragungsfehler an der Stelle, an der die Daten schon maschinenlesbar vorlagen.
• Aufbewahrung im Originalformat. Die strukturierte Datei ist das Original und muss als solche revisionssicher aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine PDF-Visualisierung genügt nicht.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD kommt eine dritte, unterschätzte Anforderung dazu: Bei Abweichungen zwischen dem sichtbaren PDF-Teil und dem eingebetteten XML ist der strukturierte Teil maßgeblich. Genau dort setzt eine Betrugsvariante an, bei der das lesbare Dokument etwas anderes zeigt als der Datensatz, der tatsächlich verarbeitet und bezahlt wird – ein Grund mehr, beide Teile gegeneinander zu prüfen statt nur das PDF anzusehen.

Der Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug

Format und Vorsteuerabzug hängen zusammen, aber nicht so mechanisch, wie oft angenommen. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung erteilt, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß – der Vorsteuerabzug ist damit angreifbar. Zugleich gilt der Grundsatz, dass materielle Voraussetzungen nicht an reiner Form scheitern sollen, und eine Berichtigung kann zurückwirken. Der sichere Weg ist trotzdem der einfache: die formatrichtige Rechnung anfordern, statt sich auf Heilung zu verlassen.

Fazit

Zwei Pflichten, zwei Zeitachsen: Empfangen seit 2025 ohne Übergang und ohne Zustimmungserfordernis, Versenden gestaffelt bis 2028 mit Schonfrist für kleinere Umsätze. E-Rechnung heißt strukturierter, EN-16931-konformer Datensatz – ein PDF ist keine. Ausgenommen bleiben Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und B2C. Und „empfangsfähig" verlangt Verarbeitung und Aufbewahrung im Originalformat, nicht nur ein Postfach. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine steuerliche Beratung.