Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel: Leistungszeitraum, Vorsteuer und Abgrenzung

Im Dezember geliefert, im Januar abgerechnet, für das ganze nächste Jahr im Voraus bezahlt: Rund um den Jahreswechsel entscheidet das Leistungsdatum, in welches Jahr Aufwand und Vorsteuer gehören. Welche Regeln gelten und welche Rechnungen im Rechnungseingang einen zweiten Blick brauchen.

Im Dezember wird geliefert, im Januar kommt die Rechnung. Der Wartungsvertrag für das nächste Jahr wird noch vor Weihnachten bezahlt. Und der Jahresbonus des Lieferanten kommt im Februar als Gutschrift. Für den Rechnungseingang ist der Jahreswechsel die Zeit, in der das Leistungsdatum wichtiger wird als das Rechnungsdatum. Zwei Regelwerke greifen dabei auf dieselbe Rechnung zu, aber mit unterschiedlichen Fragen: das Umsatzsteuerrecht fragt, wann die Vorsteuer abziehbar ist, das Handelsrecht, in welches Jahr der Aufwand gehört.

Das Leistungsdatum ist Pflicht und gehört geprüft

Jede Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung nennen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Es genügt die Angabe des Kalendermonats (§ 31 Abs. 4 UStDV). Steht auf einer Rechnung vom 8. Januar nur „Leistung: Januar", obwohl die Ware im Dezember kam, stimmt die Rechnung nicht, und die Zuordnung zum Jahr auch nicht. Fehlt die Angabe ganz, ist die Rechnung unvollständig; mehr dazu im Beitrag Pflichtangaben nach §14 UStG.

Vorsteuer: Beide Voraussetzungen müssen vorliegen

Abziehbar ist die Vorsteuer im Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt ist und die ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Was später eintritt, bestimmt den Zeitraum. Für den Jahreswechsel heißt das:

• Leistung Dezember, Rechnung Januar: Vorsteuer im Januar.
• Rechnung Dezember, Leistung Januar: Vorsteuer erst im Januar, sofern nicht vorher gezahlt wurde.
• Anzahlung im Dezember mit Rechnung: Vorsteuer bereits im Dezember, wenn Rechnung und Zahlung vorliegen, auch wenn die Leistung erst im neuen Jahr folgt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).

Eine Rechnung, die im Januar eingeht, verschiebt also den Vorsteuerabzug, aber nicht den Aufwand.

Aufwand: Das Jahr der Leistung zählt

Handelsrechtlich gehören Aufwendungen in das Geschäftsjahr, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Daraus folgen zwei typische Buchungen zum Stichtag:

• Leistung erhalten, Rechnung fehlt: Die Verpflichtung wird als Verbindlichkeit oder, wenn die Höhe noch nicht feststeht, als Rückstellung für ausstehende Rechnungen erfasst (§ 249 Abs. 1 HGB). Die Grundlage dafür ist der Wareneingang ohne passende Rechnung.
• Bezahlt, Leistung kommt erst: Für Ausgaben vor dem Stichtag, die Aufwand für eine bestimmte Zeit danach sind, wird ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet (§ 250 Abs. 1 HGB). Klassiker: Wartung, Software-Lizenzen, Versicherungen, Mieten im Voraus.

Welche Eingangsrechnungen einen zweiten Blick brauchen

1. Rechnungen mit Leistungszeitraum über den Jahreswechsel. Wartung, Abonnements, Mieten, Rahmenverträge. Der Zeitraum entscheidet, welcher Anteil abgegrenzt wird. Wie man Teilleistungen und Leistungszeiträume liest, erklärt der Beitrag zu Dauerleistungen.
2. Wareneingänge im Dezember ohne Rechnung. Sie sind die Liste für die Rückstellung. Wer Wareneingang und Rechnung ohnehin abgleicht, hat sie bereits.
3. Rechnungen im Januar mit Dezember-Leistung. Vorsteuer im Januar, Aufwand im alten Jahr. Diese Rechnungen müssen nach dem Stichtag noch der alten Periode zugeordnet werden.
4. Abschlags- und Schlussrechnungen. Bei Bau und Anlagenbau kann die Schlussrechnung im neuen Jahr Leistungen aus mehreren Jahren abrechnen. Bereits gezahlte Abschläge sind abzuziehen; siehe Abschlagsrechnungen im Anlagenbau prüfen.
5. Boni und Jahreskonditionen. Sie werden oft erst im neuen Jahr abgerechnet, betreffen aber den Einkauf des alten. Der Beitrag zu Boni und Jahreskonditionen zeigt, worauf es dabei ankommt.
6. Skontofristen über die Feiertage. Eine Rechnung vom 20. Dezember mit 10 Tagen Skonto läuft über die Betriebsferien ab. Was es dabei zu beachten gilt, steht im Beitrag Skonto richtig ziehen.

Zum Wechsel 2026/2027 kommt das Format hinzu

Zum 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ihre Rechnungen als E-Rechnung versenden. Auch hier zählt die Leistung, nicht die Rechnung: Ein Lieferant, der im Dezember 2026 liefert und im Januar 2027 abrechnet, fällt unter eine andere Übergangsregel als einer, der im Januar liefert. Im Rechnungseingang mischen sich deshalb über den Jahreswechsel alte und neue Formate. Was das für Aussteller bedeutet, steht in der Checkliste zur E-Rechnung ab 2027.

Fazit

Zum Jahreswechsel fragt die Umsatzsteuer nach dem Zeitpunkt, an dem Leistung und Rechnung vorliegen, das Handelsrecht nur nach der Leistung. Wer das Leistungsdatum jeder Eingangsrechnung zuverlässig erfasst und die Wareneingänge ohne Rechnung kennt, hat für beide die Antwort schon im System, statt sie im Januar aus Ordnern zusammenzusuchen. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine steuerliche Beratung.