E-Rechnung versenden ab 2027: Wer betroffen ist und was bis Jahresende erledigt sein muss

Zum 1. Januar 2027 endet für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr die Übergangsfrist beim Rechnungsausgang. Woran die Grenze hängt, was „ausgeführt" bedeutet, welche Wege 2027 noch offen bleiben – und eine Checkliste für die letzten Wochen vor dem Stichtag.

Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden gab der Gesetzgeber Zeit, gestaffelt in zwei Schritten. Der erste davon fällt auf den 1. Januar 2027. Wer dann über der Umsatzgrenze liegt und noch PDF-Rechnungen verschickt, stellt Rechnungen aus, die der gesetzlichen Form nicht mehr entsprechen. Dieser Beitrag ordnet ein, wen das betrifft, und listet auf, was bis Jahresende erledigt sein sollte. Den Überblick über alle Fristen und Ausnahmen gibt der Beitrag E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen.

Woran die Grenze hängt

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG. Für 2027 zählt also das Kalenderjahr 2026. Liegt er über 800.000 Euro, entfällt die Erleichterung nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG: Papier oder ein sonstiges elektronisches Format wie PDF sind dann für B2B-Rechnungen nicht mehr zulässig.

Zwei Punkte werden dabei gern übersehen:

• Es zählt das Unternehmen, nicht der Standort. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmers. Ein Werk oder eine Niederlassung mit kleinem Umsatz ist nicht für sich zu betrachten.
• Der Umsatz 2026 steht erst nach Jahresende fest. Wer knapp an der Grenze liegt, muss sich vorher entscheiden. Wer im Dezember umstellt, weil die Grenze im Januar überschritten scheint, hat keine Zeit mehr für Tests.

Was „ausgeführt" bedeutet

Die Übergangsregeln knüpfen an den Umsatz an, nicht an die Rechnung. Entscheidend ist, wann die Leistung erbracht ist. Bei einer Lieferung im Dezember 2026, die im Januar 2027 abgerechnet wird, gilt eine andere Regel als bei einer Lieferung im Januar 2027. Für die Fakturierung heißt das: Das Leistungsdatum gehört nicht nur als Pflichtangabe auf die Rechnung, es steuert ab 2027 auch das Format. Bei Dauerleistungen, Wartungsverträgen und Abonnements über den Jahreswechsel lohnt ein genauer Blick, welcher Teil in welches Jahr fällt. Der Beitrag zu Dauerleistungen und Leistungszeiträumen erklärt die Abgrenzung.

Was 2027 noch offen bleibt

• EDI mit Zustimmung des Empfängers bleibt bis Ende 2027 zulässig, auch oberhalb der Grenze (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG). Wer mit großen Kunden bereits per EDI abrechnet, muss diese Strecken also nicht zum Stichtag umbauen, wohl aber bis 2028.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen (§ 33 und § 34 UStDV).
• Leistungen an Privatpersonen und an ausländische Unternehmen fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht.

Alles andere, was ein Unternehmen über der Grenze an ein inländisches Unternehmen abrechnet, muss ab dem 1. Januar 2027 eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 sein, also im Regelfall XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderung nicht; die Unterschiede erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.

Checkliste für die letzten Wochen

1. Gesamtumsatz 2026 hochrechnen. Liegt er sicher darunter, sicher darüber oder knapp an der Grenze? Bei „knapp" so planen, als läge er darüber.
2. Fakturierung prüfen. Erzeugt das ERP oder Fakturaprogramm XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931? Eine Handvoll echter Rechnungen erzeugen und gegen einen Validator prüfen, etwa den der KoSIT. Ein PDF mit eingebetteter Datei ist nur dann eine E-Rechnung, wenn die Datei die Norm erfüllt.
3. Gutschriften nicht vergessen. Wer im Gutschriftsverfahren abrechnet, stellt Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aus. Für sie gilt dieselbe Pflicht. Mehr dazu im Beitrag zum Gutschriftsverfahren.
4. Empfangsadressen der Kunden einsammeln. Eine E-Rechnung braucht einen Zustellweg: ein Rechnungspostfach, ein Portal oder Peppol. Wo diese Angabe im Kundenstamm fehlt, landet die erste Rechnung im Januar im falschen Postfach.
5. EDI-Partner auflisten. Sie dürfen 2027 bleiben, wie sie sind. Für 2028 sollte feststehen, ob das EDI-Format konform gemacht oder ersetzt wird.
6. Rechnungen über den Jahreswechsel planen. Abschlags- und Schlussrechnungen, Wartung, Abonnements: Welche Leistungen werden 2026 ausgeführt, welche 2027?
7. Archivierung klären. Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original, nicht die Sichtdarstellung. Sie muss unverändert und GoBD-konform aufbewahrt werden; siehe Rechnungen GoBD-konform archivieren.

Die andere Seite: Was im Rechnungseingang ankommt

Ab Januar stellen die großen Lieferanten um, die kleinen noch nicht. Im Eingang mischen sich 2027 also E-Rechnungen, PDF und Papier, und die Mischung ist erlaubt, solange der jeweilige Lieferant unter der Grenze liegt. Der Empfänger kann das von außen nicht sehen. Kommt von einem großen Lieferanten im Februar 2027 weiter ein PDF, ist das ein Grund nachzufragen, statt die Rechnung kommentarlos zu verarbeiten. Ob und wann der Vorsteuerabzug aus einer Rechnung in der falschen Form gefährdet ist, ist eine Einzelfallfrage, die mit der Steuerberatung zu klären ist. Klar ist: Wer den Wechsel im Eingang je Lieferant sichtbar macht, muss diese Frage gar nicht erst im Nachhinein stellen.

Fazit

Der 1. Januar 2027 betrifft nicht alle, aber alle mittelständischen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz. Die Grenze hängt am Gesamtumsatz 2026, die Regel an der Leistung, nicht an der Rechnung. EDI verschafft ein Jahr Aufschub, PDF nicht. Wer jetzt Testrechnungen validiert, Empfangsadressen einsammelt und die Rechnungen über den Jahreswechsel plant, hat im Januar keinen Rückstau. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine steuerliche Beratung.