XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate der E-Rechnung im Vergleich

Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht nach EN 16931 – aber XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein Hybrid aus PDF und XML. Wann welches Format sinnvoll ist und was beim Empfang zählt.

Nach der Entscheidung, E-Rechnungen zu verarbeiten, kommt fast immer dieselbe Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Die kurze Antwort: Beide sind zulässig, beide erfüllen die Norm EN 16931; sie unterscheiden sich in der Form, nicht in der Gültigkeit.

Der Kernunterschied

XRechnung ist ein reines XML-Format. Es gibt keine sichtbare Bildebene, die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten. Wer eine XRechnung „ansehen" will, braucht eine Software, die das XML aufbereitet. Sie ist im öffentlichen Auftragswesen verbreitet und wird dort oft zusammen mit einer Leitweg-ID verlangt, die die empfangende Behörde adressiert.

ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein ganz normales, für Menschen lesbares PDF, in das dasselbe strukturierte XML eingebettet ist. Ein Mensch öffnet das PDF wie gewohnt, eine Maschine liest das XML im Hintergrund. Dadurch ist ZUGFeRD im B2B-Bereich beliebt, wo Sachbearbeiter die vertraute PDF-Ansicht schätzen. (Das international verwandte Format Factur-X basiert auf derselben Technik.)

Wann welches Format sinnvoll ist

• An die öffentliche Hand: in der Regel XRechnung, häufig mit Leitweg-ID.
• Zwischen Unternehmen (B2B): beide zulässig; ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Empfänger ohne spezielle Software wenigstens das PDF lesen können.
• Für die reine Maschinenverarbeitung: XRechnung ist am schlanksten, kein PDF-Ballast, nur Daten.

Ein Sonderfall verwirrt oft: ZUGFeRD kennt ein Profil namens „XRECHNUNG". Dabei handelt es sich um eine ZUGFeRD-Datei, deren XML-Inhalt den strengeren XRechnung-Vorgaben entspricht, also einen Hybrid, der zugleich die XRechnung-Anforderungen erfüllt.

Was beim Empfang wirklich zählt

Für den Rechnungsempfänger ist die entscheidende Fähigkeit, beide Formate strukturiert auszulesen, ohne Texterkennung, direkt aus dem XML. Denn:

• Bei der XRechnung gibt es ohnehin nur Daten, kein Bild.
• Bei ZUGFeRD ist das eingebettete XML das maßgebliche Dokument, das PDF nur die menschliche Ansicht.

Wer eingehende E-Rechnungen manuell aus dem PDF abtippt, verschenkt genau den Vorteil, für den die Formate geschaffen wurden. Eine automatisierte Eingangsprüfung liest die strukturierten Daten direkt, prüft die § 14-Pflichtangaben und die Rechenprobe und legt das Original GoBD-konform ab.

XRechnung oder ZUGFeRD einfach mal ansehen?

Wenn Sie gerade eine solche Datei vor sich haben und nur wissen wollen, was drinsteht: Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer zeigt XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD lesbar an, und zwar direkt in Ihrem Browser, ohne Upload. Ihre Rechnung verlässt Ihr Gerät nicht.

Fazit

Sie müssen sich als Empfänger nicht für ein Format entscheiden. Sie müssen beide verarbeiten können. XRechnung und ZUGFeRD werden Ihnen im Posteingang begegnen, je nachdem, was Ihre Lieferanten und Auftraggeber verwenden. Die richtige Frage ist deshalb nicht „welches Format ist besser", sondern „liest meine Software beide zuverlässig aus".